文臣武将|人力资源管理外包,企业该如何评估潜在的供应商?

发表时间:2020-04-08 11:11:34

  外包,是为了建立一种双赢,并不是包出去就不管了。企业应积极参与配合,共同把工作做好。

  曾几何时,"外包"(outsourcing)这一名词成为企业战略管理的又一新兴话题,它最初是源于传统的"信息技术资源外包"(IT Outsourcing)。后来随着各行业内市场竞争越来越激烈,企业为了生存,不得不追求在最短的时间内以最低的成本获得最大化的收益。简单地说,外包就是将企业某项业务工作的部分或整体,以固定的价格移交给外部的服务商来完成。但企业究竟如何实施人力资源管理外包战略,目前在国内还缺少较为系统的理论研究和对实践的指导。


  人力资源管理协会近期的一项研究显示,64%的被调查机构担心外包会影响客户服务,51%表示害怕失去控制,33%表示担心外包会对企业文化产生影响。因此,企业在考虑通过外包带来机遇的同时,也需要慎重考虑选择的范围和需要做出的决定。

  今天,企管君为大家整理了几点帮助企业快速寻找适合的人力资源管理外包供应商的方法,记得收藏哟!


  企业如何确定哪些过程可以外包?


  外包范围的确定是企业最重要,也是最难决定的问题 。为了正确决定哪些过程可以外包,我们需要列出一系列评估的标准。南加利福尼亚州大学的管理学博士保罗·阿德勒认为企业在评估HR活动是否可以采用外包时,可以考虑6个方面:1)依赖度——是否有需要专用设施、设备、能力、培训或投资的特殊资产?2)泄密度——是否有机密情报或信息资源可能会泄露给竞争对手?3)信赖度——双方是否有良好、积极的关系来减少合同、监督方面的交易成本?4)胜任度——过程执行中供应商的能力越强是否能产生越好的结果?5) 核心能力——该流程是否会被看作是该企业在市场上的与众不同之处?

  6) 固定/灵活性——过程是否足够稳定,以至于能力及技术不需要经常变化?

  7)实际存在的需要程度——此过程是否需要当地现场定期的支持(也就是说,它不能远距离被提供)?

  为了更好的了解怎么运用这些准则,我们可以将两个过程进行对比:福利管理和继任计划。主要区别如下:

  表1.福利管理和继任计划外包可行性的对比


  从以上特征我们可以看到,福利管理更加适合外包,而继任计划更适合HR机构内部处理。然而,企业也可以对HR事务的部分流程做这种评估,而不是仅仅考虑完整的HR事务流程。例如,在继任计划中有很多行政管理的子过程,如收集最具潜力的候选人,他们可以采用外包,因为他们更符合福利管理的特征,而非继任计划中非管理成分的特征。进一步说,机构应该发掘与外包多样化过程相关的潜在协同作用。例如,工资管理、职员数据信息管理和福利管理通常通过员工卡联系在一起。外包这些事务可以减少通过不同供应商分别管理这些程序而产生的复杂性和成本。


  HR外包决策的做出需要哪些人参与?

  决策者

  HR外包决策过程中来自三个不同职能单位的四个人是不可缺少的。

  HR部门内,HR总裁(或有相应头衔的人)在外包决策中起主要作用。因为最终他有责任确定外包是否能使HR部门为其内部客户提供价实质高的服务,同时完成企业更大的战略目标。

  除了HR总裁,HR运营领导(通常直接向HR总裁报告)通常可以决定具体的HR外包方案。尽管HR职能部门承担HR外包决策最主要的责任,但还有另外两个人的作用也不可忽视。

  首席财务官通常也会参与外包决策,因为与外包商订立长期合同是公司财务的一个重要对接渠道。此外选择供应商、洽谈、签订合同过程中,采购经理也起到重要作用,因为他可以让条款和条件更有利于本公司。

  影响者

  有两类人有重要影响,尽管他们不直接参与HR BPO决策。考虑到将各种供应商的操作整合到一个HR管理系统中的重要性,IT部门也应该参与到HR BPO决策的过程中。IT部门必须考虑外包操作将怎样影响当前和未来的技术投资与计划。同样,各业务单位的领导者也对外包决策有推动作用,因为他们的员工最易受到HR管理过程、服务水平变化的影响。

  审批者

  有时,HR外包决策需要由企业首席执行官和董事会最终决定。尤其是当外包涉及到很多业务流程,或者外包会影响企业内很多工作,或者外包方案需要与重要的企业外部利益相关人(如行业分析人员和金融市场人员)沟通。

  好的外包方案不仅能引起整个战略、人才管理方法的变化,还能降低成本,注重胜任能力和减少风险。而且,HR事务的外包也会被看成企业其它非核心业务外包的第一步。基于上述原因,CEO和董事会需要弄清楚作出外包决策的基本原理。

  企业该如何选择适合的供应商?

 

  确定了外包范围和参与外包决策的合适人选,下一重要步骤便是选择合适的供应商。

  评估供应商的准则包括:供应商的服务记录,外包服务的成本和供应商是否能够保证其服务水平。其他准则还包括:供应商的技术实力,专业程度,灵活性和承包能力,以及其他公司的推荐,相关行业经验,抵御风险的能力和客服经验。

  要了解供应商的这些能力,可采取如下行动:

  •分发经验调查表。在评估过程初期,公司可开发出标准的调查表并分发给多个供应商,以初步观察并对比各买家能力。调查表收集的信息包括:供应商的专业程度,客服经验,承包方式,服务水平以及怎样处理项目中的变化。这方面也有很多的第三方顾问,他们做过很多供应商选择,经常做出并更新这种调查问卷,可以快速判断出一个供应商的经验水平。

  •审查卖方的财务和信用情况。企业通过采取此项行动来确定供应商是否具备充足的资金以确保在合同期限内提供相应的服务;检查供应商的财务运行历史,信用度以及分析家对其稳定程度的预测。企业同时还应考虑供应商是否会被收购,因为收购会改变现有的管理方式,并增加合作的复杂性。

  •检查安全性与规章制度。考虑到HR BTO涉及员工数据信息,而且政策规定员工信息应该保密,因此企业必须考察供应商的安全体系和规章制度。在此项评估中,企业应该考察供应商是否具备所在国家或地区的法律法规要求,同时也应该考察供应商是否因违法被处罚过,是否有从事法律法规方面的专门人员。

  •参考供应商其他客户的意见。考虑外包的企业通常联系或拜访供应商的其他客户,这可以使企业了解到其他客户的经历并认识到以后和供应商合作可能遇到的问题,从中可获知供应商的灵活性、开发新客户的意愿、合作愉快程度以及其是否满足了客户的要求。

  •参观业务/联络中心。很多企业发现参观供应商回答员工咨询、处理文件的现场很有益处,这使未来的客户能了解供应商的管理方法以及使用何种技术。这种直接的方法还可以用来了解服务中心工作人员的耐心,人员培训、评估情况以及如何进步。这种方法同样使客户了解到供应商的专业程度、对客户的服务程度、对内部员工的投资和培训情况。

  •会见提供服务的团队领导者。由于客户和供应商存在重要的人员关系,企业应该与负责提供服务和合作的管理人员会面。通过这种面对面的交流,企业可以了解供应商的管理方式,以及负责人是如何处理客户要求的。并且,假如公司已经决定和供应商合作,这种交流还可以帮助展开基础工作,建立一定的信任度,这对后期的交易和运营很重要。



  另外还有一种方法是:采用第三方顾问来帮助企业评估供应商。据调查,53%的公司在HR外包决策过程中采用了咨询帮助。第三方顾问主要采取以下行动:

  • 决定具体需求• 开发竞标过程和评估标准• 设计竞标邀请函• 决定竞标的供应商名单• 评估并列出候选供应商名单• 面谈筛选和实地考察• 协助审查• 制定服务协议• 协助合同制定与洽谈

  优点:第一,外包顾问可以提供明确的经过很多公司用过的供应商评估程序和方法,减少了后期评估所要花费的时间。第二,他们还可以使供应商的回复更标准化,简化评估、比较不同供应商的过程并使过程公平化,当机构内部有不同观点时,这一优势尤其突出。最后,能根据不同企业的需求,确保筛选过程有重点、有动力地取得成功。

  弊端:第一,短期内的大量开销,大规模的、全面的、多年的外包规划需要一百多万美元。第二,顾问提供的一些结构化程序加大了评估过程中时间和人力的投入。最后,第三方顾问限制了客户与供应商之间的互动关系,这会使双方在合作初期建立良好的关系有难度。

  人力资源外包对企业有什么好处?

  人力资源外包所公司带来的收益是显而易见的:

  首先,是节省成本。企业的一部分成本是由人引起的,把一些琐碎的工作外包出去后,可以解雇相对剩余的职员;同时,如果和其他公司合作,所取得的规模效益也会使成本降低。

  其次,帮助企业人力资源部门职员的工作从繁重的低层次、重复性事务中"解脱"出来,专注于比较重要的战略性工作,比如企业的人力资源短期和长期规划、员工生涯管理、企业文化建设等等。

  最后,能够获得专业的指导。由于受委托的人或机构对该项特定工作具有十分专业的知识,擅长于实际操作,会使这些工作完成得更好。

  现在很多国内企业人力资源部门在由传统的人事管理向现代人力资源管理转变过程中,更需要专业方面的意见和指导,外包正是获得这一指导的一个有效途径。

  另外,人力资源管理外包还能对企业人力资源管理工作的规范性、公正性和科学性起到一个促进作用,加强员工对人力资源管理部门工作的信任度和满意度,某些涉及个人利益的工作(如员工的薪酬福利制度)外包出去以后,一些不良现象也能有效地得到遏制。

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来源: 亚太人才服务研究院

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